La soumission d'un appel d'offres est courante pour les entreprises fournissant des biens ou services à d'autres entreprises ou au secteur public.
À un niveau de base, vous vous attendez à soumissionner pour un travail ou à écrire une lettre indiquant la raison pour laquelle le contrat devrait vous être attribué.
Mais des appels d'offres plus formels s'appliquent souvent à des travaux plus importants ou à des contrats de fourniture répartis dans le temps. Le travail au secteur public en particulier a des processus d'appel d'offres spécifiques. Cela s'applique aux clients allant de votre gouvernement ou hôpital local à un service gouvernemental central.
Même si vous ne remportez pas le travail cette fois-ci, répondre à un appel d'offres peut clarifier vos buts, vos forces et faiblesses et vous permettre d'apprendre pour la fois suivante en demandant une rétroaction au sujet de votre offre. Cela rehausse votre image auprès du client et vous aide à connaître les besoins de la clientèle.
Ce guide explique la façon d'identifier les contrats éventuels, ce qu'il faut inclure dans votre offre et de quelle façon la rédiger pour avoir les meilleures chances de réussite.
Trouver des contrats
Vous pouvez trouver des contrats dans le secteur privé au moyen :
- de l'établissement de contacts avec des clients potentiels
- de publicités dans des journaux locaux et nationaux
- de publicités dans des revues spécialisées et revues professionnelles couvrant votre domaine d'activité
- de la recherche de contrats à l'extérieur de votre secteur d'activité qui pourraient entraîner des contrats secondaires pour vous, p. ex., si un nouvel édifice à bureau est construit, il aura besoin de bureaux, de tapis, de signalisation, de papeterie, de nettoyage et de blanchisserie
- du suivi des informations de presse et d'autres rapports; une société peut se développer ou recourir à la sous-traitance pour une partie d'une commande importante
- du réseautage et en relevant des informations auprès d'autres entreprises
Vous pouvez identifier les contrats du secteur public en :
- effectuant un suivi sur les avis de contrat publiés dans les journaux et les magazines spécialisés
- surveillant les avis d'appel d'offres gouvernementaux en ligne. Voir la fiche Vendre aux gouvernements.
De plus amples informations sur la préparation des soumissions se trouvent sur le site Web achatsetventes.gc.ca.
Devriez-vous répondre à un appel d'offres?
La préparation des soumissions peut vous aider à obtenir des commandes importantes, mais elle peut également s'avérer coûteuse en temps et en argent, et immobiliser des ressources de valeur. Si vous n'obtenez pas le contrat, l'argent et le temps dépensés sont habituellement perdus; vous devez donc soupeser judicieusement si cela vaut la peine de répondre à un appel d'offres.
Points clés à prendre en compte
- Obtenir les documents d'offre et les analyser
- Assurez-vous de pouvoir respecter les exigences en matière technique, de compétence et d'expérience.
- Combien la préparation de l'offre va-t-elle vous coûter?
- Est-ce que le travail correspondrait à votre stratégie et au positionnement de votre entreprise?
- Évaluez les coûts entraînés par l'exécution du contrat et si vous gagneriez suffisamment d'argent pour le justifier.
- Évaluez de quelle façon le contrat affecterait votre autre travail, votre personnel et votre capacité à accepter de nouvelles affaires.
Vous devez également prendre en compte l'importance du client pour votre entreprise. S'agit-il d'un bon client potentiel ou un client que vous ne voulez pas offenser en ne soumissionnant pas? Essayez de comprendre les choses du point de vue du client.
De plus amples informations sur la préparation des soumissions se trouvent sur le site Web achatsetventes.gc.ca.
Découvrez ce que veut le client
Afin de mieux comprendre les exigences d'un client potentiel, voyez si vous pouvez organiser une réunion ou avoir une conversation téléphonique avec lui, avant de commencer à travailler sur la soumission. Vous devez toujours soulever les questions par téléphone ou par courriel si les documents de soumission ne sont pas clairs, et ce, concernant tous les sujets, des dates d’échéance à la façon dont vous seriez payé.
Assurez-vous que le client est sérieux, et que vous n'êtes pas là pour faire de la figuration ou qu'il ne vous utilise pas pour tester le marché. Parfois, les clients peuvent simplement aller à la pêche aux idées qu'ils pourront alors utiliser pour eux-mêmes. Vous pouvez empêcher que cela n'arrive en demandant aux clients de signer une convention de non-divulgation avant la présentation de votre soumission. Mais n'oubliez pas qu'un grand nombre de clients veut réellement que vous effectuiez une contribution créative et que vous fournissiez des idées.
De plus amples informations sur la préparation des soumissions se trouvent sur le site Web achatsetventes.gc.ca.
Qu'inclure dans votre soumission
Assurez-vous que votre soumission correspond au cahier des charges de l'offre et de répondre à toutes les questions.
Résumez votre offre et expliquez pour quelle raison elle répond aux besoins du client. Écrivez-le à la fin, mais placez-le au début de votre soumission.
Règles cruciales concernant votre document de soumission
- Mettez l'accent sur le client. Discutez de ses besoins et de la façon dont vous pouvez résoudre ses problèmes. Lorsque vous écrivez à propos de vous, c'est pour prouver que vous possédez les compétences, l'expérience et l'organisation nécessaires pour satisfaire aux exigences du client.
- Aidez le client en présentant des idées, d'autres façons de faire les choses afin de vous attaquer aux préoccupations possibles quant aux implications futures en maintenance et dotation en personnel.
- Si le client a fourni un document de qualification, assurez-vous que vous traitez de tous les aspects du document.
- Le rapport qualité-prix et non uniquement le prix décide de la plupart des offres. Apportez quelque chose au travail qui ne puisse être effectué par le client ou vos concurrents. Mettez l'accent sur les avantages commerciaux, les améliorations de service, la réduction des risques, le faible entretien, la qualité, la fiabilité, les anciens clients satisfaits, les coûts relatifs à la durée de vie, etc.
- Analysez tous les facteurs de coûts et de tarification du contrat. N'ignorez pas les coûts fixes tels que les salaires du personnel qui pourrait travailler sur autre chose.
- Envisagez la possibilité que certaines informations déposées dans le cadre d'un appel d'offre pourraient faire l'objet d'une divulgation en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- La gestion des contrats : montrez que vous disposez des ressources pour effectuer le travail de façon économique afin de respecter les besoins des clients, les dates d’échéance et répondre avec souplesse aux changements de situation.
- Montrez que vous avez réfléchi aux risques financiers, commerciaux et juridiques éventuels pouvant entraîner une rupture de contrat et que vous pouvez les gérer.
- Donnez les détails sur votre équipe. Soulignez les forces : les curriculum vitae doivent souligner les réussites lors de projets similaires ainsi que les qualifications et l'expérience.
De plus amples informations sur la préparation des soumissions se trouvent sur le site Web achatsetventes.gc.ca.
Rédaction de votre soumission
Une fois que vous aurez décidé de soumissionner, vous devrez décider de quelle façon gérer l'offre :
- Qui rassemble les informations et qui effectue les recherches?
- Qui coordonne tous les documents dont vous avez besoin?
- Qui rédige les ébauches?
- Qui les vérifie?
- Comment sera effectué le reste du travail de votre entreprise?
Un bon point de départ est de faire une liste de toutes les questions que vous poseriez si une société soumettait une offre afin de vous fournir un produit ou un service.
Les clients s'attendront à ce que vous :
- énonciez la finalité et l'origine de l'offre
- résumiez votre travail comme entrepreneur, votre expérience passée et vos titres de compétences pour ce travail
- disiez de quelle façon vous effectuerez le travail et de quelle façon et à quel moment les objectifs du client seront atteints
- expliquiez les avantages et le rapport qualité-prix de votre offre
- détailliez à quel moment et de quelle façon les biens et services doivent être livrés et présentiez un calendrier
- démontriez les compétences, l'expérience de travaux similaires de votre équipe ainsi que leurs responsabilités si vous obtenez le contrat
- expliquiez de quelle façon vous gérerez le projet
- donniez les détails de votre tarification et de tout arrangement en matière de service après-vente inclus dans le prix
- soyez pratique et identifiez les problèmes éventuels sans promettre ce que vous êtes clairement dans l'impossibilité de livrer
Incluez une lettre d’accompagnement répondant à l'invitation à soumissionner, qui résume votre message principal et explique de quelle façon les documents sont organisés.
Vous devez également savoir que des informations provenant de votre soumission peuvent être divulguées ultérieurement en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cela donne à tout le monde, y compris à vos concurrents, le droit général de voir les informations détenues par les pouvoirs publics, y compris les informations figurant dans votre soumission.
De plus amples informations sur la préparation des offres se trouvent sur le site Web achatsetventes.gc.ca.
Astuces concernant la révision de votre soumission
Cela vaut bien la peine de passer un peu de temps à étudier la présentation de votre soumission. Voici quelques astuces concernant la révision et la fourniture de votre offre :
- Faites des phrases et des paragraphes courts, percutants et professionnels.
- Utilisez des puces et des titres pour diviser le texte.
- Décidez d'une police de caractère, d'une disposition et d'une taille - pas trop petite - et utilisez-les toujours.
- Assurez-vous que tout soit normalisé. Est-ce que tous les curriculum vitae sont présentés de la même façon?
- Soyez attentif lorsque vous coupez et collez afin de vous assurer que le format reste inchangé.
- Assurez-vous d'avoir développé un argumentaire logique et que tout se tienne.
- Relisez tout. Puis demandez à un collègue de le lire pour vérifier la signification, les erreurs typographiques et les omissions.
- Utilisez des annexes à l'appui des informations supplémentaires.
- Produisez une page de couverture contenant un titre de projet, une date, le nom de l'organisation demandant la soumission et celui de votre propre entreprise.
- Incluez une table des matières.
- Numérotez les paragraphes et présentez une page des matières afin que le contenu puisse être facilement localisé.
- Envisagez de le faire imprimer et relier de façon professionnelle.
Et surtout, assurez-vous que la soumission soit fournie à temps — il est peu probable que des organisations prendront votre soumission en compte si elle arrive après la date de clôture. Vous pourriez la livrer vous-même, en mains propres, afin de vous assurer qu'elle arrive de façon sécuritaire. Autrement, communiquez avec l'organisation pour vérifier qu'elle l'a bien reçu.
De plus amples informations sur la préparation des soumissions se trouvent sur le site Web achatsetventes.gc.ca.
Document original, Tender for a contract, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK (maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs