Toutes les entreprises ont besoin d'une gamme de compétences afin de pouvoir survivre et se développer. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, il est probable que vous aurez à assumer plusieurs rôles par nécessité. Vous découvrirez probablement que vous êtes meilleur dans certains rôles que dans d'autres.
Si vous voulez que votre entreprise se développe, elle atteindra un niveau auquel ces compétences nécessaires devront être améliorées et étendues. Il est essentiel d'obtenir la bonne combinaison de personnes pour compléter et renforcer votre entreprise. Disposer d'une équipe de gestion efficace vous aide à créer une entreprise plus compétente et plus performante.
Ce guide expose les processus et méthodes réfléchis qui vous aideront dans le cadre de l'installation d'une équipe de gestion. Il expose également les avantages de la création d'une équipe de gestion efficace pour votre entreprise.
Rôle de l'équipe de gestion
Un administrateur ou un directeur unique possède rarement la combinaison de compétences qu'une équipe de gestion peut avoir. Chaque membre d'une équipe de gestion peut se concentrer sur son propre domaine d'expertise. De plus, l'entreprise bénéficie du fait que l'ensemble de sa direction et de ses objectifs sont vus à partir de points de vue variés.
Le rapport existant au sein d'une équipe est très important et peut ajouter de la valeur, au-delà des talents et compétences individuels de chaque employé. Les équipes dont les membres s'entendent bien les uns avec les autres contribuent de façon importante au succès d'ensemble de leurs entreprises. Une équipe de gestion désordonnée pourrait très bien rebuter toute personne concernée au sein de votre entreprise, p. ex., les employés, les consommateurs, les clients ou les fournisseurs. Cela pourrait ultimement entraîner l'échec de la société.
Une équipe de gestion robuste est particulièrement importante si vous voulez que votre entreprise dans l'ensemble croisse et se développe. Lorsque l'entreprise croît, une équipe de gestion est également importante pour la propagation de la responsabilité en matière de leadership. Elle est cruciale si :
- votre entreprise exerce son activité dans plus d'un emplacement
- vous participez à plus d'un type d'activité et/ou d'industrie et votre entreprise possède différentes cultures, par exemple à la suite d'une fusion ou d'une acquisition
Il est important de se souvenir que des équipes de gestion peuvent également fonctionner à différents niveaux. Envisagez la création d'équipes afin d'aider l'exploitation d'emplacements ou de divisions particuliers. Ceci offre des opportunités supplémentaires pour le développement et la participation du personnel et bénéficiera à votre entreprise.
Il peut être utile de trouver un cours de formation qui traite des façons dont une équipe de gestion peut venir en aide à votre entreprise.
Ensemble de compétences d'une équipe de gestion
Les compétences requises afin de faire fonctionner une entreprise avec succès comprennent :
- les ventes et le marketing
- la production
- les finances
- la gestion
- l'approvisionnement et les achats
Les entreprises n'ont pas toutes besoin de posséder ces compétences au même niveau ou selon la même combinaison. Bien que toutes les entreprises aient besoin de compétences en matière de ventes et de gestion, pour certaines la production sera critique, alors que pour d'autres, la capacité d'achat sera plus importante.
Un examen de votre entreprise doit identifier les compétences qui sont importantes pour elle et les compétences que votre personnel actuel, y compris vous-même, possédez déjà. Est-ce qu'elles doivent être développées grâce à une formation ou un suivi?
Certains types d'expertise pourraient seulement être nécessaires de temps à autre, et il vaudrait mieux avoir recours à l'impartition au besoin, p. ex., en utilisant un conseiller financier sur une courte durée, pendant une phase d'expansion du capital.
Un autre choix pourrait être d'avoir recours à des administrateurs externes ou à des administrateurs sans mandat exécutif, pouvant apporter des connaissances et une expérience commerciale importantes.
Une de vos tâches clés est de vous assurer que tous les rôles et toutes les responsabilités soient claires et que de bonnes structures de communication soient en place à la fois dans les domaines formels (réunions de gestion, breffages, rapports d'avancement) et non formels (séances de consolidation d'équipe, rétroaction générale).
Création de l'équipe
Vous pourriez envisager les étapes suivantes lors de la création de votre équipe de gestion :
- examinez l'avancement de votre entreprise jusqu'à aujourd'hui et décidez dans quelle direction vous voulez qu'elle se dirige.
- Calculez votre performance au sein du marché par rapport à vos concurrents. Analysez toute force, faiblesse, possibilité ou menace, communément connue sous le nom d'analyse F.F.P.M., afin d'identifier les écarts existants entre la situation actuelle de votre entreprise et la direction que vous aimeriez qu'elle prenne.
- Analysez quelles sont les compétences dont a besoin l'entreprise et prenez en compte quelles forces et quelles faiblesses vous présentez personnellement.
- Connaissez les compétences, le potentiel et les ambitions de votre personnel existant et prenez en compte les compétences moins définies, telles que les qualités de leadership.
- Analysez la correspondance des compétences existantes par rapport aux exigences de l'entreprise et établissez des priorités pour l'acquisition des compétences manquantes.
- Décidez dans quels cas le développement du personnel pourrait combler les besoins en matière de compétences et prenez en compte la nouvelle attribution de responsabilités afin de créer une équipe unie, plutôt qu'un groupe de gestionnaires individuels.
- Examinez à nouveau tout manque en matière de compétences.
- Prenez en compte d'autres options telles que les conseillers, l'impartition, les travailleurs contractuels, avec une analyse de coûts/avantages.
- Privilégiez le recrutement permanent de personnel. Lorsque cela est possible, il vaut mieux planifier à l'avance en recrutant pour de futurs postes et anticiper tout manque éventuel en matière de compétences.
Formation et développement de gestionnaires
Dans le cadre de la création d'une équipe de gestion, il est important de reconnaître que la plupart des personnes auront besoin d'aide et de formation afin d'être en mesure d'assumer les nouveaux rôles qu'on exige d'eux, surtout s'ils sont promus de l'intérieur d'une organisation.
Une formation officielle peut s'avérer appropriée afin d'augmenter leurs compétences spécialisées, mais le soutien principal sera probablement de les aider à se développer avec confiance dans leur nouveau rôle de gestion.
Une large gamme de choix en matière de formation est maintenant disponible, y compris des cours officiels donnés à l'extérieur ou à l'interne. Des séances de formation moins formelles à l'interne peuvent également s'avérer utiles, et les individus peuvent tirer profit de la formation sur place, de l'apprentissage en ligne ou de cours à temps partiel à l’université.
En plus de la formation concernant les compétences définies, il convient également de réfléchir au développement de l'esprit d'équipe et à la formation des gestionnaires en diversité et en flexibilité. Des exercices de consolidation d'équipe peuvent jouer un rôle important en aidant l'équipe de gestion à mieux se comprendre et communiquer entre eux.
Calcul du rendement professionnel
La création d'une équipe de gestion est un processus continu. La rétroaction en matière de rendement doit identifier les manques, menant à la formation et à l'amélioration future.
Au fur et à mesure que vous déléguez les responsabilités de gestion et êtes davantage en retrait par rapport à l'ambiance quotidienne de l'organisation, vous devrez avoir en place de bons systèmes afin d'être en mesure de surveiller le rendement. Un équilibre convenable doit être atteint. Vous avez besoin d'obtenir une rétroaction suffisante de la part des gestionnaires afin d'apprécier la situation d'ensemble de l'entreprise, mais vous devez également leur laisser la liberté de pouvoir gérer les domaines qui leurs sont désignés.
L'évaluation du rendement peut habituellement être divisé en deux parties; le calcul et l'évaluation.
Le calcul du rendement est axé sur les indicateurs de rendement clés (les IRC), qui sont des facteurs objectifs pouvant être clairement identifiés et mesurés, tels que :
- les chiffres d'affaires
- le volume de production
- le rendement financier
- le temps d'arrêt de l'équipement
Les cibles constituent les pierres angulaires des IRC. La surveillance de ces dernières doit faire partie d'un système d'établissement de rapports régulier, peut-être sous la forme de rapports mensuels écrits.
Cela ne doit pas remplacer une rétroaction plus informelle et subjective, par exemple, dans le cadre de réunions d'avancement hebdomadaires, afin de vous aider à rester en contact. Assurez-vous que l'équipe ne fait pas l'objet d'une gestion trop lourde au cours de ce processus. Les experts en gestion prennent toujours en compte des moyens pour être en mesure de quantifier les facteurs moins tangibles de la gestion du rendement. La méthode du tableau de bord équilibré constitue un exemple d'un tel outil.
La méthode du tableau de bord équilibré est un outil de gestion qui permet aux entreprises de définir leurs buts et de les mettre en œuvre. Cela fournit alors une rétroaction qui leur permet de mettre en application un programme d'amélioration continue.
Évaluation du rendement personnel et récompenses
En plus du calcul des facteurs objectifs par le biais des indicateurs de rendement clés, tous les gestionnaires doivent faire partie d'un système d'évaluation formel afin d'évaluer le développement personnel.
Un bon système d'évaluation peut être extrêmement utile pour identifier les besoins en matière de soutien, et constitue également une des meilleures façons de juger le rendement, particulièrement dans les domaines de rendement qui ne sont pas faciles à mesurer. Une évaluation permet de discuter des objectifs personnels et de convenir des tâches et cibles pertinentes.
Un système efficace d'évaluation doit comporter quatre étapes clés :
- Fixez des objectifs - soyez clair dans votre esprit à l'égard de ce que vous exigez des employés et assurez-vous qu'ils le sachent.
- Gérez le rendement - fournissez à vos employés les outils, les ressources et la formation dont ils ont besoin afin de bien performer.
- Effectuez l'évaluation - surveillez et évaluez le rendement de vos employés, discutez de ces évaluations avec vos employés et convenez d'objectifs futurs.
- Offrez des récompenses et (ou) des recours - envisagez d’offrir des récompenses et/ou une promotion en fonction de l'évaluation et décidez de la façon de vous attaquer au mauvais rendement. Cependant, soyez conscient qu'il peut y avoir des dangers ainsi que des avantages à lier des récompenses au rendement.
De nouvelles méthodologies en matière d'évaluation comprennent l'évaluation à 360 degrés, nommée ainsi d'après la vision globale qu'elle encourage, dans le cadre de laquelle des informations concernant le rendement d'un gestionnaire sont obtenues à partir d'autant de sources pertinentes que possible telles que des gestionnaires, des pairs et le personnel subalterne.
Les intéressements au niveau de la direction n'ont pas toujours besoin d'être de nature financière et peuvent être personnalisés selon les différents types de réussites. Vous devez réfléchir à tout écart majeur entre les gestionnaires qui pourrait être créé par un tel plan d'intéressement.
Document original, Develop your management team, © Crown copyright 2009
Source : Business Link http://www.businesslink.gov.uk/
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs