Le commerce avec des fournisseurs étrangers soulève plusieurs problèmes avec lesquels il est possible que vous ne soyez pas familier si votre activité commerciale se limite au Canada. Habituellement, ils comprennent des différences de langue, de nouvelles méthodes de paiement et des formalités administratives accrues.
Cependant, avec un peu de recherche et de planification, ces défis sont facilement surmontés. Élargir vos achats au marché international peut vous donner un avantage concurrentiel important. L'utilisation de fournisseurs étrangers peut diminuer vos coûts de production et vous donner accès à des biens et à des matériaux spécialisés qui peuvent ne pas être disponibles au Canada.
Ce guide contient des informations de base. Il expose les différences dont vous devez tenir compte lorsque vous commencez à commercer à l'étranger. Il vous guide tout au long des étapes clés pour trouver et choisir des fournisseurs étrangers, et explique ce qu'il faut rechercher en termes de méthodes de paiement et de rédaction de contrats.
Défis de la recherche de fournisseurs étrangers
Le commerce avec des entreprises étrangères est différent du commerce effectué au sein du Canada. De nouveaux défis sont soulevés en raison des distances impliquées, des écarts entre les pays et des règles qui régissent le commerce international.
Considérations juridiques
Il est risqué de supposer que les mêmes règles s'appliqueront à l'étranger comme au Canada. Parmi les facteurs à prendre en considération, on peut trouver :
- l'existence ou l'absence de restriction à l'importation ou à l'exportation d'un côté ou de l'autre de la transaction
- si les normes techniques dans le pays de votre fournisseur respectent les exigences canadiennes ou non
- qui est responsable si un produit cause un préjudice ou une perte
- si vos biens importés contreviennent à un quelconque droit de propriété intellectuelle
- à qui reviennent les frais d'assurance à chaque étape du transit
Un contrat bien rédigé aidera à éviter les désaccords et les conflits. Voir la page de ce guide traitant de la rédaction des contrats avec des fournisseurs étrangers.
Autres considérations
Il existe une gamme d'autres facteurs que vous devez garder à l'esprit :
- Les différences de langue sont importantes. Il ne s'agit pas seulement d'une question de communication; assurez-vous que tout étiquetage ou autre document imprimé ne comporte pas d'erreurs.
- Les méthodes de paiement concernant les transactions internationales sont légèrement plus compliquées. Voir la page de ce guide traitant des méthodes de paiement des fournisseurs étrangers.
- Les procédures d'expédition sont également plus complexes, compte tenu de l'augmentation des distances et du besoin de traverser des frontières.
- La compréhension des pratiques professionnelles et sociales du pays de votre fournisseur peut aider à établir la confiance et à développer des relations. Cependant, souvenez-vous que les consommateurs canadiens peuvent vous juger sur les pratiques commerciales de vos fournisseurs.
- Réfléchissez au nombre de fournisseurs dont vous avez besoin. Si vous en avez trop peu, vous risquez de subir une interruption de la chaîne d’approvisionnement s'ils rencontrent des problèmes. Si vous en avez trop, votre fardeau de gestion augmentera.
L'origine de vos marchandises peut avoir une influence sur les taxes que vous payez. Certains biens font l'objet d'un taux de droit préférentiel; vous devez donc vérifier d'où proviennent les matières premières de votre fournisseur. Rendre visite aux fournisseurs représente la meilleure façon de le faire.
Trouver des fournisseurs étrangers
Comme dans le cadre de la découverte d'un fournisseur national, une étude attentive est fondamentale pour identifier les fournisseurs étrangers. Vous devrez identifier des pays avec lesquels commercer, ainsi que des fournisseurs individuels au sein de ces pays.
Identifier les pays appropriés
En ce qui concerne la plupart des biens et matériaux, vous pouvez choisir d'importer à partir d'une vaste gamme de pays. Attendez-vous à un compromis entre les prix et les niveaux de règlementation et de protection. Les fournisseurs situés dans les pays en développement peuvent être meilleur marché, mais il pourrait s'avérer plus difficile de régler tout problème.
Parmi les facteurs qui doivent influencer votre décision, on peut trouver :
- la familiarité avec le pays - connaître votre pays cible et avoir des relations au sein de votre secteur facilite le commerce
- la communication - si vous (ou vos employés) ne parlez pas la langue locale, vérifiez que le français est largement parlé par les entreprises, ou si des traducteurs et des interprètes sont disponibles
- le niveau de développement - il est généralement plus facile de commercer avec des pays développés qu'avec des pays en développement
- à quelle distance se situe le pays - cela a une influence sur les frais d'expédition, sur la longueur de votre cycle d'exploitation et sur la facilité des visites à rendre aux fournisseurs, au besoin
- les niveaux de commerce existants avec le Canada - des volumes élevés suggèrent que d'autres entreprises ont choisi avec succès le chemin que vous envisagez
Identifier les fournisseurs appropriés
Il existe un grand nombre de sources d'informations concernant des fournisseurs éventuels, y compris :
- notre Centre d'information stratégique
- les associations professionnelles de votre secteur
- d'autres importateurs de votre secteur
- les départements des services commerciaux des banques
- les visites et expositions commerciales à l'étranger
- l'ambassade au Canada des pays ciblés
- des organisations d'adhésion pour les entreprises commerçant entre le Canada et vos pays sources
Fournisseurs offrant des services commerciaux
Souvenez-vous que vous pourriez avoir besoin de l’aide de fournisseurs secondaires dans le cadre du processus commercial, tels que des transitaires ou des agents d'importation pour gérer les formalités et la documentation en matière d'expédition et de douane.
Choisir un fournisseur étranger
Vous devez avoir les mêmes priorités à l'esprit lorsque vous choisissez un fournisseur étranger que lorsque vous choisissez un fournisseur basé au Canada. Vous devez obtenir le prix et la qualité appropriés, tout en vous assurant que le fournisseur est fiable en ce qui concerne le respect systématique de normes élevées.
La fiabilité de votre fournisseur est cruciale. Bien qu'un prix concurrentiel soit également important, assurez-vous que les prix bas ne sont pas accompagnés de compromis inacceptables concernant la qualité ou le niveau de service que vous recevrez.
Les étapes principales du processus de choix du fournisseur sont :
- la rédaction d'une présélection
- la comparaison des fournisseurs figurant sur la présélection sur la base du rapport qualité-prix, de la fiabilité et de la solvabilité
- la visite des fournisseurs, si possible, afin de voir leurs opérations
- le choix des fournisseurs avec lesquels travailler
Rapport qualité-prix
Assurez-vous d'être satisfait du prix et de la qualité qu'offre le fournisseur. Obtenez une soumission écrite.
Demandez un échantillon en vous basant sur votre spécification pour vous assurer que le fournisseur soit en mesure de produire ce dont vous avez besoin.
Fiabilité
Il est important d'effectuer des recherches concernant la fiabilité du fournisseur. Si cela est possible, rendez visite au fournisseur. Regardez leur travail et leur système de production.
Découvrez tout ce que vous pouvez concernant le fournisseur. Parlez à :
- toute référence canadienne que le fournisseur peut vous donner
- les importateurs canadiens possédant une expérience du marché
- les associations professionnelles et d'autres importateurs de votre secteur
- les organisations membres pour entreprises canadiennes exerçant leurs activités commerciales au sein du marché
Vous devez également vérifier la fiabilité de tout sous-traitant auprès duquel votre fournisseur pourrait impartir le travail.
Solvabilité
Des vérifications financières des fournisseurs étrangers peuvent s'avérer difficiles en raison d'un manque d'informations financières disponibles. Vérifiez si l'équipe de commerce international de votre banque peut effectuer une demande de statut, une demande concernant la situation financière de la société pour votre compte.
Faites attention; évitez le paiement à l'avance ou des contrats à long terme jusqu'à ce vous fassiez confiance à votre fournisseur. Voir la page de ce guide traitant des méthodes de paiement des fournisseurs étrangers.
Établir des relations solides avec des fournisseurs étrangers
La confiance constitue un élément crucial de toute relation avec un fournisseur. Bien que cela puisse prendre du temps et de la planification afin d'établir une relation solide avec des fournisseurs étrangers, agir de la sorte rend plus probable le fait que vous augmenterez vos affaires avec eux. Cela pourrait même vous permettre de négocier des conditions plus avantageuses.
Établir graduellement la confiance
La clé est d'établir la relation commerciale lentement. Au début, vous ne devez rien laisser au hasard. Rédigez des contrats écrits qui sont clairs et non ambigus. Voir la page de ce guide traitant de la rédaction de contrats avec des fournisseurs étrangers.
Habituellement, vos premiers contrats avec un nouveau fournisseur s'effectueront projet par projet ou expédition par expédition. Au fil du développement de la relation, vous pourriez convenir de durées de contrats plus longues et éventuellement être en mesure de négocier de meilleures conditions.
Une partie importante de l'établissement de la confiance est d'apprendre de quelle façon fonctionnent les choses dans le pays de votre fournisseur. Existe-t-il des différences culturelles et sociales importantes, ou des différences dans la façon dont les affaires sont menées?
Communication
La communication constitue un obstacle éventuel évident dans le cadre du commerce avec des fournisseurs étrangers. Même des actes simples tels que des appels téléphoniques routiniers peuvent être compliqués en raison de facteurs tels que les décalages horaires et des branchements téléphoniques de faible qualité.
Il est probable que des réunions en personne ne soient pas fréquentes, mais elles peuvent s'avérer vitales dans le cadre du processus d'établissement de la confiance - planifiez-les donc minutieusement.
De plus, il existe des barrières de langues éventuelles. Quelle langue utiliserez-vous avec votre fournisseur? Disposez-vous de suffisamment de personnes parlant une langue étrangère au sein de votre effectif? Est-ce que ces employés possèdent les compétences dont ils auront besoin pour traiter avec vos fournisseurs? Est-ce qu'il serait utile d'avoir recours à des interprètes locaux, particulièrement pour des réunions clés, afin d'éviter les malentendus?
Surveillance, examen et adaptation
Assurez-vous de surveiller les aspects fondamentaux de la relation avec le nouveau fournisseur. Cela facilitera l'identification des domaines pouvant éventuellement être améliorés.
Programmez des examens d'avancement avec le fournisseur. Si des problèmes sont survenus, décidez ensemble de la façon de les résoudre. Si tout a fonctionné sans problème et de façon rentable, vous pourriez vouloir étendre le niveau d'affaires que vous faites ensemble.
Méthodes de paiement des fournisseurs étrangers
Il existe quatre méthodes principales pour payer les fournisseurs étrangers pour les marchandises que vous importez d'eux - ou pour recevoir le paiement si vous exportez à l'étranger :
- Le paiement à l'avance. Le fournisseur n'expédie les biens que lorsque le paiement a été reçu.
- Les lettres de crédit. La banque de l'importateur garantit le paiement sur présentation d'un ensemble de documents d'exportation par le fournisseur - la garantie de la banque augmente le coût de cette méthode.
- L'encaissement documentaire. Lorsque les biens sont expédiés, le fournisseur envoie les documents d'exportation à la banque de l'importateur. Ces documents ne sont remis à l'importateur que lorsque le paiement a été effectué.
- Le commerce à compte ouvert. Le fournisseur expédie les biens à l'importateur et en demande le paiement dans un délai convenu.
Minimisez les risques relatifs au paiement
En ce qui concerne les importateurs, le risque diminue au fur et à mesure que vous descendez dans la liste ci-dessus. Le paiement à l'avance est la méthode la plus risquée - il existe un risque que vous effectuiez le paiement, mais que vous ne receviez jamais les marchandises. Le commerce à compte ouvert est la méthode la moins risquée - vous ne payez qu'après avoir reçu les biens.
En ce qui concerne les exportateurs, cependant, le risque augmente au fur et à mesure que vous descendez dans la liste. Ainsi, bien que vous puissiez préférer un commerce à compte ouvert, votre fournisseur étranger pourrait vouloir le paiement à l'avance. Les lettres de crédit et l'encaissement documentaire offrent une certaine protection aux deux parties en impliquant leur banque en tant qu'intermédiaires dans le processus.
La Chambre de commerce internationale a établi des règles régissant les crédits documentaires dans le monde. Les Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires (UCP500) représentent un ensemble de règles acceptées à l'échelle internationale concernant l'émission et l'utilisation de lettres de crédit. Ces règles sont communément utilisées par les banques dans le cadre des transactions commerciales dans le monde. Puisqu'elles sont intégrées dans des contrats de façon volontaire, les règles sont flexibles, mais lorsqu'elles sont appliquées à un quelconque crédit documentaire, elles lient toutes les parties au crédit, sauf modification ou exclusion spécifique par le crédit.
Faites correspondre les paiements aux besoins de flux de trésorerie
Les méthodes de paiement peuvent avoir une influence majeure sur la position de votre trésorerie. La plupart des banques offrent des forfaits financiers en matière d'importation pour combler l'écart de la période se situant entre le paiement de vos importations et la réception du paiement lorsque vous les vendez à vos clients.
Gardez à l'esprit que les conditions et méthodes de paiement font fréquemment l'objet de négociations. Par exemple, vous pourriez offrir à un fournisseur une lettre de crédit en contrepartie d'un prolongement du délai de paiement à 75 jours afin de rencontrer vos exigences en matière de trésorerie.
Rédiger des contrats avec les fournisseurs étrangers
Il existe un grand nombre de sources de confusion éventuelle entre un importateur et un fournisseur étranger, allant des difficultés de langues aux différences des pratiques commerciales.
La rédaction d'un contrat écrit clair constitue la meilleure façon d'éviter les problèmes. Si des désaccords surviennent, ils seront plus faciles à régler si vous disposez d'un contrat écrit plutôt que d'une entente verbale.
Votre contrat doit rendre tous les aspects du processus commercial aussi clair que possible - ce qui arrivera, à quel moment cela arrivera, ce dont chacune des parties est exactement responsable à chaque étape.
Il existe des pratiques et des systèmes standard en matière de commerce pour vous aider à parvenir à un accord au sujet des questions clés. Les Incoterms constituent un ensemble de conditions commerciales reconnues à l'échelle internationale et utilisées dans les contrats de livraison. Des méthodes de paiement particulières relatives au commerce réduisent les risques et les incertitudes du commerce international.
Ce qu'il faut inclure
Les éléments fondamentaux à couvrir dans un contrat avec un fournisseur étranger comprennent :
- Les marchandises. Indiquez quelles marchandises sont achetées, tout en notant toute règle juridique ou technique qu'ils doivent respecter.
- Le prix. Quel sera le prix que vous paierez? Dans quelle devise? Selon quel taux de change?
- La méthode de paiement. À quel moment et de quelle façon sera effectué le paiement? Voir la page de ce guide traitant des méthodes de paiement des fournisseurs étrangers.
- La livraison. De quelle façon les marchandises vous seront-elles expédiées?
- Les conditions commerciales. Utilisez les Incoterms pour indiquer exactement qui est responsable des coûts d'expédition, des droits et des formalités douanières. Vous pouvez en apprendre davantage au sujet des Incoterms sur le site Web de la Chambre de commerce internationale (en anglais seulement).
- L'assurance. Soyez clair au sujet de la personne responsable des risques, p. ex., la perte ou les dommages, à chaque étape du processus.
- Les problèmes éventuels. Inclure des procédures à mettre en œuvre en cas de conflit, p. ex., si l'erreur d'une partie entraîne des retards ou des pertes pour l'autre.
- L’entente de niveau de service. Définissez le niveau de service que doit fournir votre fournisseur.
- Le champ d'application juridique du contrat. En cas de conflit, à quel endroit les procédures judiciaires auraient-elles lieu?
Gardez à l'esprit que les contrats que vous concluez avec un fournisseur évolueront avec votre relation commerciale. Bien que des contrats puissent au début être conclus expédition par expédition, des contrats à plus long terme pourraient suivre au fur et à mesure que la familiarité et la confiance s'établissent.
Document original, Manage overseas suppliers, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK (maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs