Chaque entreprise doit donner des prix à ses clients concernant ses produits ou services. Il existe plusieurs façons pour ce faire.
Plusieurs entreprises, tels que les coiffeurs, utilisent une liste de prix normalisée qui reste la même pour chaque client. D'autres entreprises, tels que les peintres et les décorateurs, doivent fournir des prix personnalisés pour les produits et services particuliers qu'un client veut acheter. Cela est habituellement effectué au moyen d'une estimation ou d'une proposition. Des projets plus importants et plus compliqués sont souvent tarifés sur la base d'un document de soumission rédigé par le client.
Ce guide expose la façon de présenter vos prix à vos clients. Il vous montre comment créer une liste de prix, décrit la différence entre une proposition et une estimation, explique comment préparer les propositions et les estimations et décrit la façon de tarifer une soumission pour un contrat.
Préparer une liste de prix
La plupart des entreprises devront rédiger une liste de prix à un moment donné. Si vous vendez une gamme fixe de produits, cela peut être la seule forme de tarification dont vous ayez besoin. Ce type de liste de prix fixes peut également être utilisé comme base pour la tarification de vos commandes spéciales.
Il est préférable de dater vos listes de prix - particulièrement si vos clients sont susceptibles de les conserver pendant une longue durée. Vous devez indiquer clairement la date d'expiration de toute offre particulière. Il peut également être utile d'inclure une clause à la fin de la liste de prix stipulant que les prix peuvent être modifiés.
Vous devez préciser si de quelconques frais de livraison, d'emballage ou d'expédition postale sont inclus dans vos prix. De plus, bien que vous n'ayez pas à indiquer les remises concernant les achats massifs sur votre liste de prix, cela pourrait vous apporter davantage d'affaires.
Vous pouvez être en mesure d'utiliser les progiciels tels que Simple Comptable de Sage afin de vous aider à rédiger des listes de prix complexes.
Différence entre une proposition et une estimation
Il est impossible pour certaines entreprises de donner des prix fixes pour des biens et services. Cela peut être parce que les compétences, le temps et le matériel requis pour chaque travail varient selon les besoins des différents clients.
Cette situation est plus courante dans certains métiers que d'autres; les décorateurs ou les constructeurs, par exemple, effectuent rarement le même travail deux fois.
Lorsqu'il n'est pas possible de travailler à partir d'une liste de prix fixes, vous devez plutôt faire une proposition ou une estimation.
Une proposition est une offre avec un prix fixe qui ne peut pas être modifiée une fois qu'elle est acceptée par le client. Ceci est vrai même si vous devez effectuer plus de travail que vous aviez prévu. Si vous pensez qu'il est probable que cela se produise, il est préférable de donner une estimation. Vous pouvez également indiquer précisément dans la proposition ce qu'elle couvre, et le fait que les variations qui s'en écarteront feront l'objet de frais supplémentaires.
Une estimation est une hypothèse éclairée des coûts afférents à un travail, mais elle n'a pas d'effet obligatoire. Pour tenir compte de développements imprévus éventuels, vous devez fournir plusieurs estimations basées sur diverses situations, y compris le pire scénario. Cela empêchera votre client d'être surpris par les coûts.
Afin d'effectuer une proposition ou une estimation, vous devez connaître vos coûts fixes et variables. Ils comprennent le coût horaire de la main d'œuvre et le coût des matériaux dont vous aurez besoin. Votre proposition ou estimation est alors calculée conformément à ce que le travail implique, selon vous.
Vous devez fournir toutes vos propositions et estimations par écrit et inclure une ventilation détaillée. Cela aidera à éviter les conflits concernant ce que le prix global comprend comme travail.
Vous pourriez aussi souhaiter indiquer une date d'expiration. Votre proposition ou estimation ne sera plus valide au-delà de cette date.
Préparer une estimation écrite
Lorsque vous préparez une estimation, il est de bon usage de donner au client une copie écrite, y compris une ventilation complète des coûts.
Votre estimation doit comprendre :
- le prix global
- la ventilation, donnant la liste des composantes du prix
- le calendrier, détaillant quand les travaux seront faits ou les produits livrés
- les conditions générales
- la période de validité de l'estimation
- les modalités ou le calendrier de paiement
Vous devez inclure vos coordonnées professionnelles complètes dans vos estimations. Si vous possédez un papier à en-tête, c'est une bonne idée de rédiger vos estimations sur celui-ci.
Lorsque cela s'applique, les composantes TPS/TVQ de votre prix doivent également être fournies.
Il est recommandé d'obtenir une acceptation signée de votre estimation et de vous assurer que le client comprend parfaitement ce qui a été convenu.
Incluez un avis de non responsabilité énonçant clairement que le prix de l'estimation peut faire l'objet de changements. Convenez à l'avance de la façon dont les modifications seront tarifées. Elles peuvent survenir lorsque le client modifie ses exigences ou si un travail se révèle plus compliqué que prévu.
Si vous pensez que des complications de prix sont probables, il est préférable de fournir plusieurs estimations basées sur différents scénarios. Ceci aidera à éviter tout conflit avec votre client au fur et à mesure que le travail avance.
Lorsque vous commencez à travailler ou à livrer, vous devez consigner tout excédent de prix, ainsi que la raison et la façon dont il est survenu.
Des progiciels peuvent vous aider à identifier les coûts impliqués dans un travail pour lequel vous fournissez une estimation. Un grand nombre de progiciels de comptabilité et de feuilles de calcul peuvent être utilisés à cette fin.
Préparer une proposition écrite
Les propositions vous engagent quant au prix que vous indiquez; elles sont donc habituellement utilisées lorsque :
- le travail pour lequel vous faites une proposition comporte des exigences claires en termes de temps, de main d'œuvre, de matériaux, etc.
- vos coûts sont stables
- vous êtes confiant que le travail ne se révèlera pas plus compliqué que prévu
Il est de bon usage de donner à vos clients une proposition écrite. Elle doit comprendre :
- le prix global
- la ventilation des composantes du prix, indiquant ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas
- la période de validité de la proposition
- le calendrier, détaillant quand les travaux seront faits ou les produits livrés
- les coordonnées complètes de votre entreprise
- les termes ou le calendrier de paiement
Il est également recommandé d'obtenir une confirmation écrite de votre client aux termes de laquelle il est d'accord avec le prix de votre proposition et le travail qu'elle comprend. Elle doit être obtenue avant d'effectuer le travail ou avant de fournir les biens ou les services.
Un logiciel peut vous aider à déterminer les coûts impliqués dans tout travail pour lequel vous rédigez une proposition. Un grand nombre de logiciels de comptabilité et de feuilles de calcul peuvent être utilisés à cette fin.
Préparer un prix pour une soumission
Si vous fournissez des biens ou services à d'autres entreprises ou au secteur public, il est possible que vous deviez concurrencer pour les contrats en présentant une soumission. Bien que le rapport qualité-prix puisse être une composante importante d'un grand nombre de soumissions, la façon dont vous établissez un prix pour votre offre peut également faire une différence entre l'obtention ou la perte du contrat.
Comme cela est le cas pour les propositions, vous êtes engagé par le prix que vous avez soumis dans une soumission si elle est acceptée.
Avant d'établir un prix pour une soumission, vérifiez les instructions dans le cahier des charges de l'offre de votre client. Ils détaillent habituellement la façon dont les coûts doivent être affichés afin que les offres soient plus faciles à comparer.
Il peut vous être demandé de fournir :
- une ventilation des coûts des composantes à chaque étape du projet (p. ex., de façon hebdomadaire ou mensuelle)
- le temps et les coûts du personnel
- le temps et les coûts de gestion
- le temps et les coûts d'administration
- des estimations des dépenses remboursables
Même si une ventilation détaillée n'est pas demandée, il est dans votre intérêt d'en fournir une. Cela peut vous aider à obtenir des contrats en montrant à votre client que vous offrez un bon rapport qualité-prix. Pour de plus amples conseils sur la façon de tarifer des contrats, lisez la page de ce guide traitant de la façon de remporter des contrats au prix approprié.
Dans votre document de soumission, votre prix global doit être indiqué à la fois en mots et en chiffres. La devise dans laquelle vous commercez doit apparaître clairement, ainsi que l'inclusion dans votre prix de la TPS/TVQ, le cas échéant.
Vous devez également indiquer la durée de validité de vos prix. Les décisions en matière de soumissions peuvent parfois prendre beaucoup de temps au terme duquel vos coûts peuvent avoir augmenté.
Il est préférable d'ajouter une provision pour tout coût inattendu ou travail supplémentaire pouvant survenir. Expliquez à quel endroit et pour quelle raison vous avez inclus cet élément dans votre offre.
Gagner des contrats au prix approprié
Établir le prix pour une soumission pour la première fois peut s'avérer difficile car vous ne disposez d'aucune analyse comparative et n’avez aucune idée de ce que les concurrents peuvent offrir.
Le prix est important dans le cadre de la présentation d'une soumission, mais ne perdez pas de vue la qualité que vous offrirez lorsque vous prendrez une décision quant au prix.
Les clients prennent souvent en compte le coût du cycle de vie des produits et services qu'ils achètent. Ceci comprend leur coût d'achat initial, ainsi que d'autres facteurs tels que les coûts de maintenance, les coûts de la durée d'indisponibilité (en cas de panne) et le coût des consommables et de l'élimination.
Assurez-vous que vous ne faites pas une offre trop basse simplement pour avoir un pied dans la place. Les clients se méfieront des offres anormalement basses et pourront mettre en doute le niveau de la qualité que vous pouvez offrir pour un tel prix. Souvenez-vous qu'une fois que vous vous êtes engagé à un prix très bas, il peut être difficile d'augmenter vos prix à l'avenir avec ce client.
C'est pourquoi il vaut mieux tarifer votre soumission de façon réaliste et vous concentrer sur les avantages que vous pouvez offrir au client. Réussissez ceci et un grand nombre de clients seront prêts à payer le prix exigé, même s'il est plus élevé que celui de vos concurrents.
Il peut être utile de penser en termes de valeur de vos biens ou services du point de vue du client, pas du vôtre. Si vous êtes le seul fournisseur de qualité de ce dont votre client a vraiment besoin, cette chose peut avoir plus de valeur que vous ne le pensez. Votre prix doit le refléter.
Document original, Price lists, estimates, quotations and tenders, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK (maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs