La planification est fondamentale pour toute entreprise tout au long de son existence. Chaque entreprise fructueuse examine périodiquement son plan d'affaires pour s'assurer qu'il continue à satisfaire ses besoins. Il est judicieux d'examiner le rendement actuel de façon régulière et d'identifier les stratégies les plus probables en matière de croissance.
Lorsque vous aurez effectué l'examen de votre avancement et identifié les domaines clés de croissance que vous voulez cibler, ce sera le moment de revisiter votre plan d'affaires et de le transformer en feuille de route vers les prochaines étapes pour votre entreprise.
Ce guide vous montrera de quelle façon transformer votre plan d'affaires d'un document statique en modèle dynamique qui aidera votre entreprise à la fois à survivre et à prospérer.
Importance d'une planification des affaires continue
La plupart des investisseurs éventuels voudront voir un plan d'affaires avant d'envisager le financement de votre entreprise. Bien qu'un grand nombre d'entreprises soient tentées d'utiliser leur plan d'affaires uniquement à cette fin, un bon plan devrait indiquer la voie à suivre par l'entreprise tout au long de son existence.
Un plan d'affaires joue un rôle clé dans l'allocation des ressources dans toute l'entreprise. Il s'agit d'un outil qui peut vous aider à attirer de nouveaux fonds ou que vous pouvez utiliser en tant que document stratégique. Un bon plan d'affaires révèle de quelle façon vous utiliseriez le prêt bancaire ou l'investissement que vous demandez.
La planification continue des affaires signifie que vous pouvez surveiller l'atteinte de vos objectifs d'entreprise. Un plan d'affaires peut être utilisé comme outil pour identifier votre position actuelle et dans quelle direction vous souhaitez que votre entreprise se développe. Un plan d'affaires garantira également que vous respectez certaines cibles et gérez des priorités d'affaires.
Vous pouvez maximiser vos chances de succès en adoptant un cycle de planification continu et périodique qui tient le plan à jour. Cela comprend des réunions périodiques en matière de planification des affaires qui impliquent des personnes clés de l'entreprise.
Pour en savoir davantage, voir nos guides traitant de la façon de revoir le rendement de votre entreprise et d'évaluer vos choix en matière de croissance.
Si vous évaluez périodiquement votre rendement par rapport aux plans et aux cibles que vous avez fixées, vous êtes davantage susceptible d'atteindre vos objectifs. Cela peut également être un marqueur qui vous indique où et pourquoi la gestion de votre entreprise dérape. Un grand nombre d'entreprises choisissent d'évaluer l'avancement tous les trois ou six mois.
L'évaluation vous aidera également dans le cadre de discussions avec des banques, des investisseurs et même des acheteurs éventuels de votre entreprise. Un examen périodique est un bon véhicule pour montrer la direction et l'engagement aux employés, aux clients et aux fournisseurs.
La définition de l'objectif de votre entreprise dans votre plan d'affaires vous garde concentré, inspire vos employés et attire les clients.
Ce que votre plan d'affaires doit comprendre
Votre plan d'affaires doit comprendre un résumé de ce que fait votre entreprise, la façon dont elle s'est développée et dans quelle direction vous voulez qu'elle aille. En particulier, il doit couvrir votre stratégie pour améliorer vos ventes et processus existants afin d'atteindre la croissance que vous désirez.
Vous devez également clarifier la période couverte par le plan d'affaires - il couvrira habituellement les 12 à 24 prochains mois.
Le plan doit comprendre :
- Les buts et objectifs en matière de marketing, par exemple, le nombre de nouveaux clients que vous voulez obtenir et la taille prévue de votre base de clientèle à la fin de la période. Pour des informations au sujet de la stratégie marketing, voir notre guide traitant de la façon de créer votre stratégie marketing.
- Les informations opérationnelles telles que le lieu où est basée votre entreprise, qui sont vos fournisseurs ainsi que les locaux et l'équipement nécessaires.
- Les informations financières, y compris les prévisions de pertes et profits, les prévisions de trésorerie, les prévisions de ventes et les comptes ayant fait l'objet d'une vérification.
- Un résumé des objectifs d'affaires, y compris les cibles et les dates.
- Si votre exploitez une entreprise indépendante, vous pourriez souhaiter inclure un plan de sortie. Cela comprend la planification du choix du moment de votre départ et des circonstances dans lesquelles il se fera, p. ex., la succession familiale, la vente de l'entreprise, le lancement de l'entreprise en Bourse ou la fermeture de votre entreprise.
Si vous avez l'intention de présenter votre plan d'affaires à une assistance extérieure telle que des investisseurs ou des banques, vous devrez également inclure :
- vos buts et objectifs pour chaque domaine de l'entreprise
- les détails de l'historique de l'entreprise, y compris les documents financiers des trois dernières années - si cela est impossible, fournissez des détails concernant les échanges commerciaux jusqu'à aujourd'hui
- les compétences et qualifications de la direction impliquée dans votre entreprise
- des informations au sujet du produit ou du service, son caractère distinctif et sa place au sein du marché
Rédaction d'un plan d'affaires plus sophistiqué
Si votre entreprise s'est développée pour englober une série de services ou de divisions, chacune possédant ses propres cibles et objectifs, vous pourriez devoir rédiger un plan d'affaires plus sophistiqué.
Les plans d'affaires individuels des services et des unités fonctionnelles distinctes devront être intégrés dans un document stratégique unique pour toute l'organisation. Il peut s'agir d'un exercice complexe, mais il est vital que chaque unité fonctionnelle suive un chemin cohérent et que celui-ci ne soit pas contradictoire avec la stratégie globale.
Il ne s'agit pas seulement d'un problème concernant les entreprises importantes - un grand nombre d'entreprises de petite taille sont composées d'unités fonctionnelles distinctes poursuivant différentes stratégies.
La rédaction d'un plan d'affaires qui soit assorti à toutes les unités fonctionnelles distinctes d'une organisation nécessite un certain degré de coordination. Cela peut sembler évident, mais assurez-vous que tous les services utilisent le même modèle de planification.
Objectifs pour les services individuels
Il est important que chaque service ressente qu'il représente une partie prenante du plan. Habituellement, chaque chef de service rédigera le plan d'affaire de l'unité puis conviendra de sa forme définitive conjointement avec d'autres services.
Les budgets et priorités de chaque unité doivent être fixés afin qu'ils correspondent à ceux de l'intégralité de l'organisation. De façon générale, des plans d'unité individuels doivent être plus spécifiques et précis que le plan d'affaires global. Il est important que les objectifs fixés pour les unités fonctionnelles soient réalistes et livrables.
Quelle que soit sa complexité, le plan individuel de l'unité fonctionnelle doit être facilement compréhensible pour les personnes dont le travail est de le faire fonctionner. Ils doivent également comprendre la façon dont leur plan correspond à celui de l'organisation à plus grande échelle.
Planification et allocation efficaces des ressources
Le plan d'affaires joue un rôle clé dans le cadre de l'allocation des ressources dans toute une entreprise afin que les objectifs fixés dans le plan puissent être atteints.
Lorsque vous aurez examiné votre avancement jusqu’à maintenant-là et identifié votre stratégie de croissance, votre plan d'affaires existant peut sembler périmé et ne plus refléter la position de votre entreprise et sa direction future.
Lorsque vous examinez votre plan d'affaires afin de couvrir les étapes suivantes, il est important d'être clair concernant la façon dont vous voulez allouer vos ressources pour que votre stratégie fonctionne.
Par exemple, si une unité fonctionnelle ou un service particulier s'est vu attribuer une cible, le plan d'affaires doit allouer des ressources suffisantes afin de les atteindre. Ces ressources peuvent déjà être disponibles au sein de l'entreprise ou peuvent être générées par une activité future.
En pratique, cela pourrait signifier le recrutement d'autres effectifs, davantage de dépenses en matière de marketing ou l'achat de plus de fournitures ou d'équipement. Vous pourriez vouloir fournir des fonds grâce à la trésorerie actuelle, en générant davantage de bénéfices ou en recherchant un financement externe. De façon générale, il vaut toujours mieux financer la croissance future par l'intermédiaire de la production de recettes.
Cependant, vous devez établir un budget assez précis pour décider du niveau approprié de ressources concernant une unité ou un service particulier. Il est important que les ressources soient priorisées, afin que les domaines d'une entreprise qui sont fondamentaux pour réaliser les buts et objectifs globaux soient financés de façon appropriée. Si le financement n'est pas disponible, cela peut obliger à effectuer des économies dans d'autres domaines.
Utilisation de cibles pour mettre en œuvre votre plan d'affaires
Un plan d'affaires fructueux doit comprendre un ensemble de cibles et d'objectifs.
Bien que le plan global puisse fixer des objectifs stratégiques, il est peu probable qu'ils soient atteints si vous n'utilisez pas des objectifs ou cibles SMART, c.-à-d., stratégiques, mesurables, réalisables, réalistes, limités dans le temps.
Les cibles aident toutes les personnes au sein d'une entreprise à comprendre ce qu'ils doivent réussir et à quel moment ils doivent le réussir.
Vous pouvez surveiller le rendement des employés, des équipes ou d'un nouveau produit ou service en utilisant des indicateurs de rendement appropriés. Il peut s'agir de :
- chiffres de ventes ou de bénéfice au cours d'une période donnée
- étapes clés dans le cadre du développement d'un nouveau produit
- points de référence en matière de rentabilité pour les membres individuels de l'équipe
- statistiques concernant la part de marché
Les cibles permettent aux employés individuels de voir plus clairement où ils se situent au sein d'une organisation et ce qu'ils doivent faire pour aider l'entreprise à atteindre ses objectifs. La fixation d'objectifs et de cibles clairs ainsi que l'étroite surveillance de leur livraison peuvent rendre le développement de votre entreprise plus efficace. Les cibles et les objectifs doivent également constituer une partie clé des évaluations d'employés, représentant un moyen d'aborder objectivement l'avancement des individus.
Quand et comment réviser votre plan d'affaires
Lorsque vous aurez rédigé votre nouveau plan d'affaires et que vous l'aurez mis en pratique, il devra être constamment surveillé afin de s'assurer que les objectifs soient atteints. Ce processus de révision doit suivre une évaluation de votre avancement jusqu'à maintenant ainsi qu'une analyse des façons les plus prometteuses de développer votre entreprise. Pour en savoir davantage au sujet de ces étapes, voir nos guides traitant de la façon de revoir le rendement de votre entreprise et d'évaluer vos choix en matière de croissance.
Ce processus s'appelle le cycle du plan d'affaires. Dans certaines entreprises, le cycle peut représenter un processus continu dans le cadre duquel le plan est périodiquement mis à jour et surveillé. Pour la plupart des entreprises, un plan annuel - ventilé en quatre plans d'exploitation trimestriels - est suffisant.
Cependant, si une entreprise est lourdement motivée par les ventes, il peut être plus judicieux de disposer d'un plan d'exploitation mensuel, complété lorsque cela est nécessaire par des cibles et révisions hebdomadaires.
Il est important de garder à l'esprit que des événements majeurs dans le marché cible de votre entreprise (p. ex., la consolidation de la concurrence, l'acquisition d'un client majeur) ou dans l'environnement plus large (p. ex., une nouvelle loi) doivent déclencher une révision de vos objectifs stratégiques.
Peu importe que votre plan d'affaires comporte des intervalles de temps déterminés, il doit faire partie d'un processus continu, comportant une évaluation périodique du rendement par rapport au plan et l'acceptation d'une prévision révisée, au besoin.
Document original, Prepare a business plan for growth, © Crown copyright 2009
Source : Business Link http://www.businesslink.gov.uk/
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs